EVV Import (gratis 2018)
elektronische veranlagungsverfügung

die perfekte Lösung für die digitale Archivierung der eVV Import und export (evvdatacenter.ch).

EVV Import: Seit dem 1. März hat die Eidgenössische Zollverwaltung die Veranlagungsverfügungen MwSt. und Zoll vom gelben Papierdokument auf das elektronische Format (eVVM und eVVZ) umgestellt. Diese Umstellung bringt verschiedene Neuerungen für das Bezugsverfahren mit sich, die sich im Wesentlichen in die folgenden zwei Makrokategorien einteilen lassen:

  • Unternehmen, die nicht über ein Zollkonto verfügen
  • Unternehmen, die über ein Zollkonto verfügen

Erstere können die eVV Import aus dem Portal (https://edec-web.ezv.admin.ch/edecZugangscodeGui/) herunterladen, nachdem sie von den Speditionen die entsprechenden Informationen erhalten haben, insbesondere die Nummer der Erklärung und den dazugehörigen Zugangscode. Letztere hingegen müssen die eVV Import aus einem anderen Portal herunterladen, das von der EZV zur Verfügung gestellt wird (https://e-decweb.ssl.admin.ch/edecDocumentGui/main.xhtml). In diesem Fall ist der Zugang zum Portal nur dann möglich, wenn vorher eine Registrierung auf der Internetseite der Zollkundenverwaltung erfolgt ist.

Die Eidgenössische Zollverwaltung zitiert in einem Schreiben vom Mai 2017 ausdrücklich die gesetzlichen Voraussetzungen für die MwSt.-leistenden Unternehmen:

«Die eVV Import müssen elektronisch archiviert werden, insbesondere dann, wenn sie gegenüber der ESTV als Nachweis für einen Steuernachlass dienen. Diese (in XMLFormat) sind mit einer elektronischen Unterschrift versehen und können daher nicht abgeändert werden, ohne dass eine solche Änderung feststellbar wäre. Die ausgedruckten eVV verfügen nicht länger über dieses Merkmal. Bei einer Archivierung ausschliesslich in Papierform, in einem anderen Dateiformat oder als Mikrofiche verlieren die eVV ihren originalen Charakter. Ihre Echtheit und Unversehrtheit müssen bis zum Beginn der Verordnung verifizierbar sein»

Als Verantwortlicher für die Informationssysteme bei Franzosini habe ich mich der Fragestellung aus technischer Sicht genähert und werde die Frage im Folgenden aus der Sicht des Kunden bzw. des Importeurs beleuchten.

Sind die genannten Lösungen kompliziert oder nur wenig effizient?

Objektiv betrachtet muss die Antwort in beiden Fällen Ja lauten. Die erste Lösung ist zweifellos die ineffizientere, und zwar erstens, weil sie den Download der Zolldokumente jeweils nur für eine Erklärung erlaubt, und zweitens wegen der Zeit, die notwendig ist, um die Zollquittungen endgültig auf dem eigenen Computer zu speichern. Ich habe den Vorgang persönlich mit einem unserer Kunden getestet. Der gesamte Ablauf für eine einzige Erklärung dauert etwa 10 bis 15 Minuten: der Zugang zur Internetseite der EZV, die Eingabe der Erklärungsnummer von Hand oder, falls man in Besitz einer elektronischen Rechnung ist, durch klassisches Kopieren/Einfügen, die Eingabe des Zugangscodes, der sehr lang und kompliziert ist, die Eingabe des Captcha- Codes und die Eingabe der E-Mail-Adresse, unter der man die ZIP-Datei mit den Dokumenten empfangen möchte. Und als ob das noch nicht genug wäre, muss die ZIP-Datei auch noch mit dem gleichen Zugangscode entschlüsselt werden. Zu guter Letzt müssen die Dokumente noch in einem frei wählbaren Ordner auf dem Computer gespeichert werden.

Betrachten wir nun die zweite Lösung. Auch hier braucht das Ganze seine Zeit. Was aber noch hinzukommt, sind die EDV-Kenntnisse, die man für die Registrierung bei der Zollkundenverwaltung als Inhaber eines Zollkontos haben muss. Nach erfolgter Registrierung muss man die Rollen festlegen, ein Sicherheitszertifikat beantragen, dieses mit dem Zollkonto verknüpfen und im (einzigen) verwendeten Internetbrowser installieren. Erst dann kommt man an seine Zolldokumente. Es sollte darauf hingewiesen werden, dass als Suchfelder lediglich die ID, das Zollkonto und eine Zeitspanne zur Verfügung stehen, die maximal 10 Tage lang sein darf. Das Fenster mit den Suchergebnissen ist auf 10 Dokumente pro Bildschirm beschränkt und man muss die Dokumente einzeln auswählen, auch dann, wenn man mehrere Erklärungen herunterladen möchte. Ich habe mehreren Unternehmen geholfen, bin zu ihnen gefahren und habe sie bei der ersten Konfiguration unterstützt. Die Dokumentation zur Erläuterung dieser Registrierung ist natürlich klar und verständlich. Aber aus dem Mund eines Informatikers hat diese Einschätzung wenig Wert.

Ist klar, was heruntergeladen werden muss und wie die Zolldokumente archiviert werden? 

In meinen langen Telefonaten mit vielen unserer Kunden, die alle selbst Inhaber eines Zollkontos sind, habe ich eine erhebliche Verwirrung feststellen können. Deutlich wurde, dass das Wort XML den meisten vollkommen unbekannt ist, mit allen Konsequenzen, die dies haben kann. Das PDF-Format nützt einem nur, wenn man einen Ausdruck auf Papier braucht. Der Importeur muss die elektronischen Dateien jedoch in jedem Fall im XMLFormat archivieren. Ausserdem ist die Erstellung eines digitalen Archivs ohne einen geeigneten Datenträger im Unternehmen nicht wirklich einleuchtend. Man sollte immer bedenken, dass das Nachweisdokument im Falle einer Steuerprüfung durch die Eidgenössische Steuerverwaltung unverzüglich und in elektronischem Format vorgelegt werden muss. Daraus wird deutlich, dass man in der Lage sein muss, zügig auf seine archivierten Dokumente zugreifen zu können, sprich man sollte über eine effiziente Indexierung verfügen. Zur Veranschaulichung zwei kleine Rechenbeispiele: Jede Erklärung besteht im besten Fall aus 6 elektronischen Dateien, 12 sind es, wenn auch ein Nachweis über die Erstattung der Zollquittungen vorliegen muss. Wenn ein Unternehmen pro Tag 5 Importe durchführt (und das wären wirklich wenige!), dann sprechen wir von 30 Dateien, die sich in einer Woche auf 150 summieren. Man muss kein mathematisches Genie sein, um die notwendige Kapazität herauszufinden, die ein Archiv haben muss, um die Steuerdokumente von 10 Jahren zu speichern. Effiziente und somit teure Hardware, ein Back-up des Archives, Datenredundanz.

Mit EVVDATACENTER ist alles viel einfacher!

Auch Franzosini ist in der Lage, dem Kunden direkt und automatisch eine E-Mail mit den Zollquittungen zu schicken, und nicht nur im PDF-Format, wie einige Spediteure das tun, sondern auch im geforderten XML Format. Gleichzeitig haben wir uns auf die Fahnen geschrieben, den Ablauf für unsere Kunden stark zu vereinfachen – mit einem eigens eingerichteten, sicheren Portal, das ausschliesslich mit einem SSL-Protokoll erreichbar ist. Eine redundante Archivierung, Dokumentation von 10 Jahren, die jederzeit zugänglich ist, auf Schweizerischem Boden und unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen. Zugänglich vom eigenen Computer aus, mit dem klassischen Internetbrowser, oder auch über Tablet und Smartphone. Nach dem Login auf unserem Portal können Sie mit nur wenigen Mausklicks nach Ihren Zolldokumenten suchen. Ein einziges Suchwort reicht aus, um die entsprechenden Dokumente zu finden: Suche nach Absender, Empfänger, unbegrenzter Zeitspanne oder Dokumenttyp sowie Volltextsuche und vieles mehr. Unser primäres Ziel besteht darin, dem Kunden eine effiziente Alternative an die Hand zu geben und ihn von neuen Verantwortlichkeiten freizuhalten, die die Digitalisierung mit sich bringt und noch bringen wird. Aber das ist noch nicht alles! Den Kunden zu binden und zu verwöhnen, das ist unsere Mission! Nicht nur Zolldokumente, sondern auch Rechnungen, unterzeichnete Lieferscheine, Kontoauszüge, Statistiken. All das eben, was der Kunde so braucht – an einem einzigen Ort, an dem die benötigten Informationen sofort abrufbar bereitstehen, ein Portal in kontinuierlicher Weiterentwicklung, das jederzeit und an jedem Ort erreichbar und abrufbar ist. Weitere Informationen zu unserem Angebot finden Sie auf unserer Website https://evvdatacenter.ch/. Wenn Sie uns kontaktieren möchten, rufen Sie uns an unter der Nummer +41 (0)91 695 50 01; E-Mail: ime@franzosini.ch.

evv import elektronische veranlagungsverfügung EvvDataCenter.ch