Gli Incoterms aiutano a ripartire chi deve produrre quali documenti e quando, non sostituiscono le norme doganali, ma indirizzano la responsabilità di preparazione e consegna dei documenti che permettono lo sdoganamento in uscita e in entrata, nel flusso Italia Svizzera la chiarezza fa risparmiare giorni e discussioni. In EXW l’acquirente si fa carico di export e import, il venditore deve comunque facilitare con informazioni necessarie per la dichiarazione, in FCA il venditore cura l’export e consegna al vettore dell’acquirente i documenti che provano la presa in carico e l’uscita, in CPT e CIP il venditore organizza il trasporto e fornisce i documenti fino al luogo convenuto, resta all’acquirente curare l’import, in DAP la consegna è pronta per lo scarico e l’import è in capo al destinatario, in DDP è il venditore a farsi carico dell’intera importazione. Documenti tipici sono fattura commerciale coerente con la resa, dichiarazioni di origine quando utili, packing list con pesi netti e lordi, documenti di trasporto, CMR per strada, AWB per aereo, polizze per mare, eventuali certificazioni specifiche per il prodotto, dichiarazioni di conformità, nulla va improvvisato, l’accuratezza riduce controlli e contestazioni. Un esempio, venditore italiano fornisce macchinari a cliente svizzero con FCA magazzino del venditore, prepara fattura con resa e luogo, packing list dettagliata, istruzioni al vettore del compratore per la presa in carico e l’export, conserva prova dell’uscita, a destino l’acquirente usa questi documenti per l’import, in DDP lo stesso venditore redigerebbe anche le istruzioni per lo sdoganamento in Svizzera e anticiperebbe gli oneri, impegnandosi a consegnare dopo l’immissione in libera pratica. La pagina web che risponde alla domanda su chi fa cosa per i documenti doganali deve spiegare senza tecnicismi cosa serve davvero in una spedizione reale, come allineare i documenti alla resa scelta, come evitare discrepanze tra dichiarazioni e contenuto, come prevenire le richieste di integrazione in dogana, offrendo esempi di compilazione e richiami alla necessità di concordare il luogo e la versione Incoterms 2020, con prassi aggiornate a 01.09.2025.
Approfondimento su documenti doganali tra venditore e acquirente, per consolidare il tema vengono proposte considerazioni aggiuntive che aiutano chi legge a trasformare la teoria in pratica, si suggerisce di costruire esempi adatti al proprio catalogo, di mappare i punti in cui l’errore ricorre, di verificare con un partner logistico la coerenza del luogo indicato, di controllare i documenti su un campione prima di standardizzare, di raccogliere feedback da cliente e vettore dopo ogni spedizione, di aggiornare periodicamente i modelli aziendali, di raccordare i processi informatici all’Incoterm scelto in modo che i dati fluiscano senza riscritture manuali, di pianificare la gestione delle eccezioni con contatti e orari, di definire criteri per l’uso di assicurazioni aggiuntive quando il rischio lo giustifica, di mantenere una memoria operativa degli incidenti per evitare che si ripetano.
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