Una corretta e completa preparazione documentale è il cuore di qualsiasi operazione di esportazione verso la Svizzera. La mancanza o l’inesattezza anche di un solo documento può bloccare la merce in dogana per giorni, generare costi di sosta, ispezioni e sanzioni, compromettendo la relazione con il cliente finale. Sebbene la documentazione specifica possa variare leggermente in base alla natura della merce, esistono tre documenti fondamentali che costituiscono la base indispensabile per quasi ogni spedizione.
**1. La Fattura Commerciale:**
Questo è il documento più importante, il pilastro su cui si basa l’intera dichiarazione doganale. Non deve essere una semplice fattura pro-forma o un documento contabile generico, ma una fattura commerciale completa e dettagliata, redatta preferibilmente in una delle lingue ufficiali svizzere (tedesco, francese, italiano) o in inglese. Deve contenere obbligatoriamente le seguenti informazioni:
* **Dati completi di mittente e destinatario:** Ragione sociale, indirizzo completo, partita IVA e numero EORI (per l’esportatore UE).
* **Numero e data della fattura.**
* **Descrizione dettagliata della merce:** Non sono ammesse descrizioni generiche come “parti di ricambio” o “campionatura”. È necessario specificare la natura esatta di ogni articolo (es. “valvola a sfera in acciaio inox DN50”).
* **Quantità per ogni articolo:** Numero di pezzi, colli, ecc.
* **Voce doganale (codice HS):** Per ogni articolo, è fondamentale indicare la classificazione doganale a 8 cifre secondo il sistema armonizzato. Questo codice determina l’aliquota del dazio e le eventuali restrizioni.
* **Valore unitario e valore totale per ogni articolo:** Specificando la valuta di transazione (es. EUR, CHF, USD).
* **Valore totale della fattura.**
* **Origine della merce:** Indicare il paese di produzione di ogni articolo. Se l’origine è preferenziale UE e si vuole beneficiare dell’esenzione dai dazi, è necessario aggiungere la dichiarazione di origine preferenziale su fattura (per spedizioni sotto i 6.000 EUR o se si è Esportatore Autorizzato).
* **Termini di resa (Incoterms® 2020):** Specificare la regola Incoterms® concordata (es. “DAP Zurigo”), che definisce la ripartizione di costi, rischi e responsabilità tra venditore e compratore.
* **Peso lordo e peso netto** e numero di colli.
**2. Il Documento di Trasporto (DDT o Packing List):**
Mentre la fattura descrive il valore commerciale della transazione, il documento di trasporto si concentra sugli aspetti fisici e logistici della spedizione. Spesso si utilizza una **Packing List** (o lista dei colli) dettagliata, soprattutto per spedizioni complesse con più articoli o colli. Questo documento deve includere:
* **Riferimento alla fattura commerciale** a cui si collega.
* **Dati di mittente e destinatario.**
* **Elenco dettagliato del contenuto di ogni singolo collo.**
* **Marcatura dei colli** (es. Collo 1 di 3, Collo 2 di 3, ecc.).
* **Dimensioni e peso di ogni collo** (peso netto, peso lordo, volume).
* **Tipo di imballaggio** (es. cassa di legno, scatola di cartone, pallet).
Una Packing List accurata è fondamentale per le operazioni doganali, in quanto facilita le eventuali ispezioni fisiche da parte delle autorità, permettendo di localizzare rapidamente un articolo specifico senza dover aprire tutti i colli.
**3. I Certificati di Origine (quando richiesti):**
Questo documento attesta il paese in cui la merce è stata prodotta o ha subito l’ultima trasformazione sostanziale. È cruciale per due motivi principali:
* **Applicazione di dazi preferenziali:** Come menzionato, per beneficiare dell’esenzione dai dazi prevista dall’accordo di libero scambio Svizzera-UE, è necessaria una prova di origine preferenziale. Questa può essere il **certificato EUR.1** (rilasciato dalla dogana) o la **dichiarazione su fattura**. Senza questa prova, la merce verrà tassata con i dazi standard, anche se di origine europea.
* **Restrizioni all’importazione o requisiti specifici:** Per alcune tipologie di merci (es. prodotti tessili, agricoli o soggetti a misure antidumping), l’origine non preferenziale (o “made in”) può determinare se l’importazione è consentita o se sono necessarie licenze o certificazioni aggiuntive. In questi casi, potrebbe essere richiesto un **Certificato di Origine** rilasciato dalla Camera di Commercio.
Oltre a questi tre documenti fondamentali, a seconda della natura del prodotto, potrebbero essere necessari documenti aggiuntivi come:
* **Licenze di importazione/esportazione** (per beni a duplice uso, materiale bellico, opere d’arte).
* **Certificati sanitari o fitosanitari** (per prodotti di origine animale o vegetale).
* **Certificati di conformità (CE)** e documentazione tecnica.
* **Documentazione per merci pericolose (ADR/IATA/IMDG).**
Una gestione proattiva e meticolosa di questa documentazione è la chiave per un processo di esportazione efficiente e privo di intoppi.
